Adjoint(e) administratif(ive) tenue de livre

Description du poste

Ce poste travaille étroitement avec le président, le vice-président de l’entreprise et avec le comptable agréé.

S’occupe des tâches courantes telles que : la comptabilité, la tenue de livres des succursales Piri Piri, la paie de tous les employés, tâches administratives et de secrétariat

Tâches principales

• Tenir à jour et contrôler les écritures comptables (entrer des factures de fournisseurs, entrer toutes les dépenses et revenu en général etc.) ;
• Préparer les chèques pour les fournisseurs ;
• Calculer les coûts d’opérations (coût de marchandise, coût de main d’œuvre, dépense d’entretien et maintenance, coût fixe etc.) ;
• Gérer les tâches administratives (classer les factures par département, numériser et classer les certificats et permis en s’assurant qu’ils soient à jours, classer rapport de bris d’équipement, classer les garanties d’équipement etc.) ;
• Préparer, saisir à l’ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et autres documents connexes à partir de notes sténographiques, dictées ou manuscrites ;
• Gérer les Ressources Humaines (classer et garder à jours les dossiers employés actifs et inactifs, gérer, numériser et classer tous les dossiers CNESST, classer les rapports d’incident, gérer certificats et attestations de formation, etc.) ;
• Gérer la paie (effectuer les paies à travers le système Payweb, gérer les problèmes de paie, paie de vacances, jours fériés, avance de paie etc.) ;
• Réaliser l’inventaire des fournitures de bureau, Commander les fournitures de bureau du Siège Social et des succursales, etc.) ;
• Préparer les factures (facturation interne et externe, frais de marketing, frais de bannière, grande commande de groupe etc.) ;
• Contrôler les écritures de fin d’exercice ;
• Réaliser des rapports sur les finances de l’entreprise;
• Effectuer les rapprochements bancaires (conciliation bancaire des ventes, des paiements par chèque ou autres, contrôler les dépôts bancaires des gérants, concilier les dépôts de paiement électronique (carte de crédit et débits) ;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages (S’occuper des plaintes au sujet des produits, des services ou des politiques de l’établissement);
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec les succursales (donner suite à toute demande des fournisseurs ou clients) ;
• Produire, corriger et faire la mise en page de nouveaux formulaires, avis , mémo, procédures et/ou registres demandés par les gestionnaires (Word et Excel) ;
• Consigner et préparer les Ordres du jour des réunions ;
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l’employeur ;
• Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée ;
• Effectuer toute tâche connexe qui vous seront demandées;
• Garder votre lieu de travail propre et fonctionnel.